Koliko god se trudili lako je skliznuti u haos na poslu, ponekad toliko da prvi deo dana čistimo ono što je akutno, žongliramo sa aktuelnim taskovima, dok u sebi ponovo obećavamo da ćemo srediti baš sve i inbox i desktop i beleške. Sve! E pa taj dan je došao, sa vama delimo listu alata koji vam mogu pomoći da sve držite pod kontrolom i da vođenje evidencije i korespodencija postanu užitak, a ne džungla koju bez uspeha raščićavate svakog radnog dana.
Inbox Zero
Iako ljudi na društvenim mrežama često iz zabave dele skrinšotove svojih inbox-a na kojima se nepročitani mejlovi mere u stotinama, zapravo je to ikustvo baš sve osim zabavno. Na desetine newsletter-a koji vam nisu potrebni zatrpavaju bitne mejlove na koje uporno zaboravljate da odgovorite i vrlo brzo sve prerasta u noćnu moru. Zato uvedite nekoliko jednostavnih pravila, prvi korak je da posetite sajt unroll.me i da se odjavite sa svih mejling lista koje vas više ne raduju, ili na koje se nikada niste ni prijavili (sic!). Zatim, ako mejl od vas ne zahteva nikakvu akciju, arhivirajte ga. Ako zahteva vaš odgovor od pola minuta, učinite to odmah i zatim arhivirajte mejl. Ukoliko se radi o komplikovanijem slučaju koji zahteva više vašeg vremena iskoristite opciju snooze (postoji na Gmail-u) i odredite vreme kada će vam se ponovo prikazati ta poruka. Za bitna dopisivanja koristite posebne foldere kako bi vam sve bilo na jednom mestu.
Post-It
Stari dobri post-it papirići, obeležili su naše školovanje, a onda su došli na zao glas zbog čuvenog raskida iz serije „Seks i grad“. „I’m sorry, I can’t“ neka ovog puta bude vaša poruka haosu na desktopu. Ukoliko koristite Windows 10 iskoristite opciju „Sticky Notes“ (nalazi se u okviru start menija) radi se o raznobojnim lepljivcima na kojima možete brzo zabeležiti svoje komentare. Ili zapisati broj telefona dok radite nešto drugo. Prilično retro opcija, ali i dalje jednako korisna.
TreeSize
Ako kuburite sa prostorom vreme je da otkrijete gde su ti ogromni fajlovi koji vam možda i nisu potrebni. TreeSize funkcioniše tako što će vam u sekundi pokazati fajlove poređane po veličini, tipu i folderima. Zahvaljujući tome lako se možete rešiti svega onog što vam nije potrebno.
Slack
Slack je omiljena aplikacija svih koji rade u open space kancelarijama, uglavnom se koristi za umrežavanje poslovih timova i namenjen je lakom i brzom šerovanju informacija i fajlova koji su potrebni za efikasan rad na dnevnom nivou. Umesto da vičete preko pola ofisa i uznemiravate kolege koje se bave svojim poslom, koristite Slack. Naravno, svi mi imamo sjaset aplikacija koje su namenjene za dopisivanje, ali ako ne želite da vam šef piše zadatke preko WhatsApp-a odvojte poslovnu komunikaciju na poseban kanal biće vam mnogo lakše, a i manje stresno.
RESCUE TIME
Ova aplikacija može da utiče na vašu produktivnost na sličan način kao što brojanje kalorija može da pomogne pri dijeti. Njen zadatak je da vam da uvid u vaše navike i ostavi vam da iz toga izvučete neke zaključke, jer ne možete promeniti loše navike, ako ne znate koje su, zar ne? Rescue Time zato meri kako i koliko koristite programe, koje sajtove posećujete, ali i koliko pauza pravite u toku rada. Na taj način možete da jasno vidite na koji način koristite vreme za računarom. Pored toga, aplikacija daje i ocene sadržaja koji konzmirate od 1 do 5 od „veoma produktivno“, do „ometajuće“. Ukoliko želite možete zadužiti aplikaciju da vam blokira pristup određenim sajtovima dok ste u produktivnom modu.
Strict Workflow
Devedesetih godina svi su bili zaluđeni novim metodom rada koji je ime „Pomodoro Technique“ dobio po kuhinjskim tajmerima u obliku paradajza koje su zaposleni nosili na posao kako bi radili tačno 25 minuta, a zatim napravili kratku pauzu. Tehnologija je uznapredovala, pa vam plastični paradajz, jednostavno možete koristiti ekstenziju za Chrome Strict Workflow koja je inspirisana tom tehnikom, a dostupna je besplatno.